プレゼンテーションの方法とスキル
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プレゼンテーションの方法とスキル

テクニカル・マーケティングの仕事のスキルとして、無くてはならないものの一つが、プレゼンテーション

現在の仕事柄(マーケティング・コンサルティング)、裏方に回ることが増えたために最近はあまりプレゼンテーションを行うことが無いのだが、プロダクト・マネージャとして各地を飛び回っていた頃には、セミナー講師や顧客先での製品概要説明や使用方法の紹介等、プレゼンテーション目的の出張が大変多かった。

当時は本社のあるカリフォルニアで勤務、北米、欧州、アジア、日本のフィールド・エンジニアや営業マンへの技術支援的な仕事であり、彼らの設定したセミナーでの講師や、あるいは自社で企画・実施を行うイベントでの講師等、色々と技術的なプレゼンテーションを主に英語で(日本では日本語で)行っていた。

最初プロダクト・マネージャとして仕事を始めたのは1990年代の終わり頃で、既にマイクロソフトのパワーポイント(PowerPoint)がプレゼンテーションのソフトとしてデフォルトになってはいた。

それでも、まだOHP(Over-Head Projector)用の透明なフォイルにプレゼンテーション資料として印刷することは結構あったのだが、やがてノートパソコンを液晶プロジェクターに繋いでやるプレゼンのスタイルが当たり前の方法となって、投影用のフォイルなど誰も使わなくなってしまった。 今にして思えば隔世の感がある。。

さて、プレゼンテーションの方法やスキルというほどでは無いが、以下に気をつけることなどを挙げてみたい。

  1. 時間配分とスライド枚数
  2. フォントの種類と大きさ
  3. プレゼン対象を考慮したテーマと説明内容
  4. プレゼンの趣旨と詳細説明
  5. 視線(アイコンタクト)や姿勢

時間配分とスライド枚数

プレゼンに慣れている方なら、このような留意点はごく当たり前なのだが、技術担当者であまりプレゼン慣れしていない方に講演をお願いしたとき、予定時間内にまったく終わらなかったり、逆に時間が余りすぎたり、なんて事が起きる。

ざっくり言えば、少し早めのペースで話すつもりなら、概ねスライド一枚当り1分の計算で考えておけば、実際の講演、プレゼンテーションになって時間が余るということはまず無い。

ただ、この場合は内容によっては、聴衆がついてこれないペースとなるリスクもありうる。 プレゼン内容や複雑さも考慮して、ゆっくり目に話す必要があれば、一枚当り2分位でも良いだろう。

一枚に平均3分以上かける場合は、よほど一枚当りのスライドに複雑な内容または多くの情報量が書かれている場合が想定されるが、情報の詰め込み過ぎという可能性もあるので注意されたい。

英語をしゃべり慣れて無い人が英語でプレゼンテーションを行う場合は、やはり1分半〜2分/スライド程度は見ておく方が良いだろう。

 

フォントの種類と大きさ

パワーポイントのデフォルトのテンプレートやデザインを選ぶ場合は、スクリーンに投影されたときの状態や文字の大きさをある程度考慮したフォントサイズとなっているので、あまり心配はないだろう。

パワーポイントのテンプレートやデザイン・レイアウトに独自のものを使う場合、特にフォント・文字のサイズが小さくなりすぎて会場の後の人が見えなくなってしまわないように注意しなければならない。

目安としては、タイトルで40ポイント前後、サブタイトルで30ポイント前後、各ビュレット(箇条書き)の文で20〜28ポイント位で全体のバランスやデザインなども考慮してテンプレートに設定すれば良いと思う。

フォントはすべてのビュレットを太字で書くべきでは無いが、要点は太いフォントを使用し、見易さも考慮して必要に応じて太く見えるフォント書体を使うのも一法。 例えば、日本語なら明朝体よりもゴシック系が、英語ならTimes New Roman 等よりも Ariel や Helvetica の方が個人的には見やすく好みだ。

 

プレゼン対象を考慮したテーマと説明内容

上記二項目はどちらかと言えば、プレゼン方法以前のテクニックというか準備の問題で、いよいよプレゼン自体の内容や方法についての話。

これもプレゼンに慣れている人であれば、プレゼンテーションの構成を考えるときに、必ず考えるはずである。まず、誰にそのプレゼンを行うのかを考えてプレゼン全体のテーマや説明内容を決めなければならない。 いわゆる、聴衆分析というものだ。

例えば、技術的な内容のセミナー・プレゼンをその分野をこれから学びたい方に講演を行う場合であれば、比較的楽かもしれないが、マーケティングでは顧客への販売促進目的で行う個別のプレゼン、会社や事業部の紹介、自社内での打ち合わせでの企画の説明、・・・という具合に様々な場合や状況があるだろう。

端的には、ケース・バイ・ケース、臨機応変にということになるのだが、例えば、会社紹介を新しい顧客に対して行う場合、恐らく定型的な会社紹介をスライド数枚で用意しておいて、それを使いまわすことが多いと思う。 そういう場合でも、その顧客と自社との関係なども考慮しながら、より相手にアピールできる内容を追加しておいたり、あるいは即興的に口頭で説明できたりすれば、より効果的になる。

 

プレゼンの趣旨と詳細説明の構成

プレゼンテーションの基本形は、概ねこの趣旨が明確に定まったものに対して、詳細説明がその趣旨を一つずつ支持するような形態、構成とするのが定跡だ。

パワーポイントには、このような構成を考えながらプレゼンテーションを作るのに便利な機能としてアウトライン機能が付いている (メニューの表示>アウトライン、等)。 これを使って、詳細説明の各ビュレットの順番や階層構造などを自在に変えながらプレゼンテーションを作っていくのがお奨めの方法だ。

ロジカル(論理的)にしっかりと組み立てられたプレゼンテーションは、話す方も話し易いし、聞く方も聞きやすく理解しやすいはずだ。

もちろん、プレゼンの表紙でプレゼンのタイトルと自社(自身)の紹介、次にプレゼンのアジェンダ(レジュメ)、そしてアジェンダの各項目を順番に説明して、最後にまとめ、というのが基本的なパターンになる。

各項目の説明は、日本的な説明で言えば「起承転結」のような感じでストーリー性があると効果的な場合もあるかと思われるが、テクニカルなプレゼンではあまり必要ないかもしれない。 その辺は聴衆分析とも合わせて、プレゼンの構成段階で考えながら作成をすすめる事になろう。

 

視線(アイコンタクト)や姿勢

最後に、上述のようにして作成、準備したプレゼン資料を実際に講演、発表を行うときの方法と留意点を少々。

ここで上手く喋ることと同じくらい大切なことが、視線や姿勢だ。

まず、視線については、これは日本人のプレゼンではまずい人が大半だと思っているのだが、技術系だと特にヒドイ事が多い。 一番多いのは、プレゼン中に手元またはパソコン上のパワポ資料とか、スクリーンに投影されているパワポの画面を見ながら話すような場合。

純粋に技術内容であって、非常に価値の高い内容であれば、これでも許されるのかもしれないが、特にセールス的な内容(マーケティング・ピッチ)、つまり聞き手の関心が逸れると聞いてもらえないような場合には、これは致命的になる場合も多いので注意が必要だ。プレゼン資料の内容がどんなに優れていても、話し方、プレゼンの仕方が悪いと、プレゼンすべてが台無しになる恐れがあるのだ。

視線の基本は、前の方に座っている聴衆の誰か(誰でも良い)の目を見ながら話すこと。

一人しか見つめないのは、互いにヘンな気持ちになる恐れがあるので(笑)、前の列やその次の列などに座っている聴衆の目を代わり代わりに見ながら進めていくのが良い。

もちろん、資料の説明で要点やデータなどを指し示す時には、スクリーンを見て確認を行うのは構わないが、そういう場合もできる限り視線を聴衆の方に戻すこと。

効果的なプレゼンを行いたいのなら、どこかの国の政治家の答弁みたいな資料の棒読みなんてのは、間違ってもしてはいけない。こういうのは、プレゼンテーションとは言わない。資料の朗読だ。

姿勢についても、視線、アイコンタクトと絡むが、できるだけ上体を起こし背筋を伸ばして堂々と自信を持ってプレゼンを行うのがベスト。

手は、ポケットに突っ込んだり顔の部位を触ったりしないように注意したい。

これについては、無くて七癖と言う部分もあるので、一朝一夕には改善できない場合も多いとは思うが、プレゼンのリハーサルを行って他の人に指摘してもらう、自分のプレゼンをビデオカメラで録画し、それを見ながら意識して直す、などの方法で、なるべく聞き手の注意が逸れるような動作をしないように心がけるべきだ。

たいていの場合、片手はレーザーポインターなどを持ってプレゼンを行うことが多いと思うが、もう片方の手では、身振り手振りを交えたり、あるいは演台に添えて上体を支たり、など、またスクリーンに寄って説明する場合には、自然に体側に持っていく、あるいはジェスチャーも交える、等になるかと思う。

以上、プレゼンテーションの方法、仕方、テクニックについて、当方の経験から知る所を記してみた。

なお、プレゼンテーションを成功裏に進めるためには、資料の入念な準備と共に、やはり練習が欠かせない。

プレゼンに慣れている方なら、ぶっつけ本番でも上がったりせずに、滑らかにプレゼンを行うことも可能だろう。 だが、そうでない場合、やはり「練習はしすぎることが無い」ということを肝に銘じ、十分に練習しておくべきだ。

パワーポイントを使ったプレゼンでは、いつでもパワポのビュレットを見れば話す内容が分かるのだから、話を100%丸暗記する必要は無い。

それでも、時間配分やペース、滑らかなプレゼン進行などを考えれば、プレゼンの内容がある程度は頭の中に入っていなければならない。 そうすることで余裕は自信に満ちた態度に繋がると同時に、効果的なアイコンタクトやジェスチャーも行うことができ、聞き手の記憶に残る、説得力のあるプレゼンとなるはずだ。

 

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