次回WordCampイベントで改善を期待すること
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次回WordCampイベントで改善を期待すること

WordCamp Tokyo 2009 が無事終了して、もう2週間近く経つのでやや遅れた話題となってしまうものの、次回により良いWordCampイベントが開催されればと思い、気が付いたことを記しておきたい。

今回のWordCamp Tokyo 2009、当方としては概ね満足しているが、オープンソース・ソフトウェアのコミュニティ・イベントということで、こうすればもっと良いだろうな、と思うところもいくつかあった。

ここに記すことは、他のイベント運営でも主催者が留意したり、気をつけたりすべきことで、それによってイベント運営の効率が向上したり、イベント参加者(有料のイベントであれば顧客ということになる)の満足度が改善されたりすると思われることだ。

イベント全体を注意深く思い起こせば、数的にはもっと多くも出てくる可能性もあるが、ここでは取り急ぎ現時点ですぐに思い出せる、次回のWordCamp開催時にはスタッフの方に是非改善を検討頂ければと思うこと三つを挙げておく:

  1. プレゼンテーション用のノートパソコンを統一
  2. 質疑応答の質問を予めサイト上やメールフォーム等で募集
  3. イベント参加者用に講演資料を配布

以下、それぞれについてその理由やメリットなど、ご説明しよう。

プレゼンテーション用のノートパソコンを統一

まず一点目に、プレゼンテーション用のノートパソコンを統一して一台用意し、イベントの開催時間中はそのパソコンだけでプレゼンテーションを行うことを提案したい。

これは、今回のようなコミュニティ・イベントでは、確かに講演者側の都合を優先してしまうと結局、各自の手持ちのノートパソコンでどうぞ、ということになり、なかなか一台のみに集約することは難しいだろうとは思う。

しかし、技術分野でマーケティングのセミナーやイベントで何度も講演したり、あるいは自身で主催したり開催の支援を行ったりしてきた当方の経験からすると、イベントの時間のズレを極力少なくし、プレゼンテーションがプロジェクターで写らない!といった最悪のトラブルを防止するためには、プレゼン用パソコンはレンタルでも誰かのマシンを使うのでも良いので一台に集約するのが絶対に望ましい。

実際、今回のWordCampイベントでは、プロジェクターに各ノートパソコンをVGAケーブルで接続する際にプロジェクターの仕様のせいか、なかなかパソコンの画面がスクリーンに表示されず、スタッフの方々もかなり気を揉まれていた様子が会場の席からも伺えた。
(各5分のライトニング・トークも、もしかしたら皆がパソコンをとっかえひっかえするのか?・・・時間無いぞ〜と思って、ちょっと心配しながら見ていたら、さすがにそれは無く、当方の杞憂に過ぎなかったw)

イベント運営のプロの会社では、こういうイベントではプレゼン用のPCを必ず一台に決めておき、かつ常に故障に備えてバックアップのプレゼン用PCをもう一台用意しておく。
それによって、スムーズな講演の実施とトラブルへの備えを行うわけだ。

オープンソースのイベントなので、MSのパワーポイントではなく、OpenOffice.org のプレゼンテーション用アプリケーションの「Impress」を使えば金銭的な負担も無いし、ほぼ誰でもImpress形式でプレゼン資料を用意できるだろう。

少なくとも、パソコンをその都度繋いで、プロジェクターに写らなかったらどうしよう・・・という精神衛生上よろしくない心配をせずに済むのは、各講演者の方々、スタッフの方々にとっても好ましいのではないかと思うがいかがだろうか。


質疑応答の質問を予めサイト上やメールフォーム等で募集

二点目は、質疑応答の質問を当日会場で受け付けていたが、これはもし可能であれば、ウェッブサイト上でも事前に募集していれば、もっとスタッフの方も準備や運営の際により余裕を持って対応ができたのではないかと思ったことだ。

これに関しては、特に午前中の Matt Mullenweg 氏の基調講演が予定の時間よりもかなり早めに終わってしまったため、時間調整の点でもスタッフの方が苦労されていたのではないかと思うが、事前に質問が集まっていれば、会場でその場で質問がなかなか出てこずにちょっと気まずいというか白けた?というかそんな雰囲気にならずに済んだのではないかと思うワケだ。

ちなみに、リアルのイベントでこの提案のような形で事前に宿題みたいな感じで質問を出しそれに対して参加者のより積極的な参加を促すというものは、百式の田口元氏と情報考学 Passion For The Futureの橋本大也氏が○○会議という一連のセミナーイベントを開催するときに行っていたのが当方の記憶と印象に残っている。

もちろん、他のセミナーや勉強会などでもこういった事前の質疑応答の準備というのは常套手段で、運営者の準備の負担や当日の運営の負荷もより低いのではないかと思う。
(その代わり、事前に質問を取りまとめておくという点では、事前準備の手間は少々増えるかもしれないが)


イベント参加者用に講演資料を配布

三点目、ここまでやって頂ければこの種のコミュニティ・イベントの参加者としては、申し分ないと、はなまる三つ位あげたい気持ちになるかもしれない・・・
それは、イベント当日に配布用講演資料、ハンドアウトを用意して頂ければ、講演を聴く立場の参加者としては、その資料にメモを直接書き込めて大変ありがたいな、というものだ。

これも、コミュニティ・イベントということで、基本的には有志のボランティアが中心のスタッフの方々の負荷を増やすことになるため、あまり声高に要求するものでは無い。

しかしながら、IT関連などでセミナーやイベントを行う場合は、運営者側がプレゼンテーション(講演)の資料をA4の紙に印刷して受講者(イベント聴講者)に配布するのが普通だ。なので、そういうスタイルに慣れていると、手元の資料無しでメモを取るのがちょっと大変ということは感じてしまうのが現実。

参加者のメンタリティとして、会場代に1000円出しているのだから、仮に紙代・コピー代として配布資料希望なら500円追加するなら配布しても良いと言うのであれば、1500円出すだろう。それによって、メモを取る負担が大幅に減るからだ。 

それでも、Wordpress創始者やその他の現役のオープンソース開発者の方々の話をたった千円程度で目の前で聞けるのだから、当方であればその費用が1500円になっても全然問題は無い。

他に同じような意見の方は多いのではないだろうか。準備の手間は確かに増えると思うので、これについてはあくまでも希望ベース、出来たらラッキー位にしか期待はしないが、次回は是非検討位はして頂ければと思う。

また、講演者側も、WordCampはオープンソース・ソフトのコミュニティ・イベントとはいえ、MattもAutomatticの代表という立場だったし、また講演者の方々もそれぞれ自営?の方、あるいはビジネスでWordpressのテーマやプラグインの開発、サイトの受託制作などを行っている方がかなり多かったので、講演資料と同時に製品やサービスのパンフも配布したいという気持ちも少なからずあったのではないだろうか。

(実際に、Mozilla の Firefox はステッカーとパンフレットを紙袋に入れて、WordCampにうまく便乗してマーケティングを行っていた。
さすがNetscape Navigator時代も含めると WordPress よりも歴史の長いソフトウェアだと、Mozilla Japan の方々のしたたかさに感心した。ん、ネスケは関係ないか?)


以上、テクニカル・マーケティングを生業としている者から、WordCampイベントの改善についてご提案を書かせて頂いた。ご参考になれば幸いだ。(口だけじゃなく、手も出せ、ということであれば、可能な範囲で手伝わせて頂くことも吝かではない。Wordpressはまだ初心者の域をなかなか出ないのであるが・・・)


当サイト内の関連記事:
- WordCamp Tokyo 2009 に参加(動画付)
- オープンソースのブログ/CMS、 WordPress に見るビジネスモデル
 


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